Naplánujte konferenci, na niž se nezapomíná

Jsou konference záživné? Záleží na tom, čeho se týkají a jak dobře jsou připravené. Pokud jde o celodenní setkání, únavě účastníků se vyhnout nelze. Obzvlášť po obědě bývají všichni malátní a raději by si šli dát dvacet, než aby zase museli poslouchat řečníky a vnímat příliv nových informací. Nechcete se dívat na zívající obličeje a toužíte, aby to na vaší konferenci bylo jinak?

Máte před sebou velkou výzvu, ale nereálné to není. Skutečně lze připravit zajímavou konferenci, na níž se účastníci nebudou nudit. Možná si sami nějakou takovou pamatujete, a jestliže ne, inspirujte se následujícími tipy od profesionálů.

Základem je obsah

Informace a řečníci hrají významnou roli v tom, jak bude celý kongres probíhat. Zajímavý obsah dokáže pozornost přitáhnout nejlépe, a když jej navíc ještě bude prezentovat schopný řečník, máte vyhráno. Nezvěte si na svou událost lidi, co budou jen nudně odříkávat fakta.

Bez občerstvení by to nešlo

Konference jsou často celodenní či dvoudenní, bez plánovaných přestávek na jídlo tedy fungovat nelze. Dejte si ale pozor, co budete servírovat. Snídaně by měla být bohatá, oběd raději lehčí, aby po něm lidé neusínali. Přichystejte kávu, v létě i studené nápoje (například chlazené džusy), ty člověka proberou.

Dejte prostor k odpočinku

Budete-li účastníky celý den držet zavřené v nějakém sále, nadšení z toho nebudou. Zkuste sehnat pronájem prostor v budově, která disponuje zahradou, dvorem či jiným místem, kam je možné jít se protáhnout. Navíc se dá venku naplánovat i nějaký zajímavý program. Pamatujte však, že by prostory měly být reprezentativní a dobře dostupné. V případě vícedenních akcí je ideální penzion s místem k přespání.

Připravte něco extra

Co byste od konference očekávali? Že se tam dozvíte nové informace, dobře se najíte, setkáte se s lidmi z oboru? Teď se zapřemýšlejte nad tím, co byste určitě neočekávali. A něco takového realizujte! Nachystejte vtipnou aktivitu (pozor, ať nepřestřelíte spíš do roviny trapnosti), připravte možnost projet se závodním automobilem, domluvte na večer ohňostroj apod. Možností je spousta. Pokud si nebudete vědět rady, pomůže vám nějaká eventová agentura.