Stručný návod pro výběr skartovačky do kanceláře
Snad v každé kanceláři je třeba průběžně likvidovat papíry a dokumenty, které nechceme jen tak hodit do koše nebo odvézt do sběru starého papíru. Mohou to být marketingové plány, papíry s firemním know-how či jiné dokumenty s citlivými údaji. Věděli jste, že pro likvidaci některých typů dokumentů existují právní normy? Jsou to především účetní záznamy, údaje o zaměstnancích, informace o klientech atd. Abychom předpisům vyhověli (pokud s takovými dokumenty pracujeme), je nejlepší si do firmy pořídit vhodnou skartovačku.
Na co se při výběru skartovačky zaměřit
Než se rozhodneme pro nákup konkrétního typu skartovačky, měli bychom si odpovědět na několik otázek:
- Jak často a jaký objem dokumentů potřebujeme denně nebo týdně zničit?
- Jakou gramáž mají naše kancelářské dokumenty?
- Potřebujeme občas zlikvidovat i něco jiného (karty, CD apod.)?
Skartovačky se dělí podle objemu skartovaných dokumentů a podle stupně utajení. Od toho se pak odvíjí i jejich cena.
Co je stupeň utajení
Norma DIN 32 757 definuje 5 stupňů utajení lišících se maximální velikostí nařezaných částic. Stupňům 2–5 odpovídá i česká vyhláška Národního bezpečnostního úřadu.
| DIN 32 757 | Vyhláška NBÚ | Skartace | |
| 1. stupeň | běžná korespondence | – | proužky ≤ 12 mm |
| 2. stupeň | interní korespondence | vyhrazené | proužky ≤ 6 mm |
| 3. stupeň | důvěrné informace | důvěrné | proužky ≤ 2 mm (≤ 594 mm²), částice ≤ 4 × 80 mm (≤ 320 mm²) |
| 4. stupeň | tajné | tajné | částice ≤ 2 × 15 mm (≤ 30 mm²) |
| 5. stupeň | nejvyšší míra utajení | přísně tajné | částice ≤ 0,8 × 13 mm (≤ 10 mm²) |
Jakou skartovačku vybrat
Pro běžné skartování v malé firmě nebo doma stačí malá skartovačka se stupněm utajení číslo 3 v ceně kolem 2 500 Kč.
Ve velkých firmách a kancelářích, kde se skartují tisíce dokumentů denně, se lépe využije velkoobjemový nebo automatický skartovací stroj. Při nákupu tohoto zařízení se zajímejte také o jeho hlučnost, automatické podávání, zařízení proti zasekávání papírů.
V bankách a v podnicích, kde likvidují i papíry s kancelářskými sponkami, CD nebo magnetické karty, se používají speciální skartovačky, které zvládnu i tyto úkony.
